Bagi  Versi Cetak  Email

Terjemahan lainnya

Bab 5: Pelaksanaan Rencana Tindakan

Provided by the International Finance Corporation

Pelatihan Karyawan

Penyampaian informasi EMS

Penetapan Anggaran

 
Pelatihan Karyawan

Pelatihan adalah investasi yang sangat perlu dan menghemat biaya bagi perusahaan untuk memastikan bahwa seluruh karyawan sadar akan segala manfaat, tujuan, prosedur dan sasaran EMS. Pelatihan juga meningkatkan kerjasama tim, memperbaiki hubungan pribadi, dan mendorong kolaborasi untuk menemukan solusi. Lebih penting lagi, pelatihan membantu karyawan merasakan bahwa mereka telah diakui, memotivasi kinerja mereka dan merangsang pemikiran mereka.

Pelatihan karyawan meningkatkan kompetensi karyawan dan kualitas layanan secara signifikan dan segera. Karyawan yang terlatih baik dapat lebih memahami bagaimana berprestasi secara fokus dengan sumber daya yang tersedia.

Manajemen perlu mendorong partisipasi karyawan dalam pelaksanaan EMS, karena karyawan memiliki pengalaman praktis yang berhubungan dengan segala bidang pekerjaan mereka dan dapat menjadi sumber informasi yang luas. Mereka dapat membantu kelompok tugas lingkungan dalam segala kewajiban seperti pembuatan prosedur dan penyusunan rencana pencegahan dan kesiapan menghadapi keadaan darurat.

Pemilihan Karyawan untuk Pelatihan

Ada beberapa jenis pelatihan dan persyaratan berbeda, dan adalah penting bahwa kelompok tugas lingkungan mengenali kebutuhan pelatihan karyawan. Perusahaan (SME) mengambil manfaat dengan melatih banyak peserta karena masing-masing karyawan dapat menyediakan ide dan menyumbang bagi pelaksanaan EMS.

Tabel berikut menganjurkan hadirin untuk mengikuti berbagai jenis pelatihan.
 

Fokus pelatihan

Siapa yang seharusnya hadir

Maksud

Peningkatan kesadaran akan kepentingan strategis dari pelaksanaan EMS

Manajemen Puncak

Perolehan komitmen dan penjajaran pada pelaksanaan EMS

Peningkatan kesadaran akan lingkungan umum

Seluruh karyawan

Perolehan komitmen pada tujuan dan sasaran EMS

Mengembangkan rasa tanggung jawab individual

Peningkatan keterampilan

Karyawan dengan tanggung jawab lingkungan

Meningkatkan performa di bidang khusus, seperti kelompok tugas lingkungan, tim tindakan dan tim penilai

Pemenuhan

Para karyawan dengan tindakan yang mempengaruhi pemenuhan

Memastikan persyaratan intern bagi pelaksanaan perubahan, seperti dalam operasi dan keahlian teknis.

 
Beberapa Pertimbangan dalam Penilaian Kebutuhan Pelatihan Karyawan
  • Prosedur EMS apa saja yang mempengaruhi pekerjaan karyawan sehari-hari?
  • Apa yang terjadi jika prosedur tersebut tidak diikuti?
  • Dampak apa saja yang diakibatkan oleh pekerjaan karyawan pada pelaksanaan EMS perusahaan?
  • Pengetahuan atau keterampilan apa saja yang dibutuhkan karyawan?
  • Bagaimana pekerjaan karyawan akan mempengaruhi kehidupan mereka dalam masyarakat?

Catatan: Perubahan insentif karyawan untuk menekankan pada kualitas, penurunan tingkat kerusakan dan pengurangan sampah akan meningkatkan kesadaran karyawan dan mengurangi pemakaian sumber daya dan mengurangi limbah.

Pemilihan Program dan Metode Pelatihan

Begitu kebutuhan dan tujuan pelatihan telah dikenal dan ditetapkan, maka program dan metode pelatihan akan dipilih. Kelompok tugas lingkungan akan meneliti segala bahan bagi penyusunan program pelatihan yang efektif.

Bahan pendukung untuk program pelatihan dan kesadaran seringkali dapat diperoleh dari organisasi standardisasipembakuan, asosiasi bisnis, kamar dagang, dan sumber-sumber lain seperti:

  • Perusahaan konsultan
  • Perguruan tinggi dan universitas
  • Penjaja dan pemasok
  • Nasabah
  • Asosiasi bisnis teknis atau perdagangan
  • Asosiasi bisnis teknis atau perdagangan
  • Konsorsium pelatihan (bekerja sama tim dengan perusahaan lokal lainnya)
  • Website

Penjadwalkan Pelatihan

Langkah berikutnya adalah menjadwalkan sesi pelatihan dan lokakarya untuk meningkatkan kesadaran karyawan dan menyediakan kebutuhan pelatihan. Sesi pelatihan adalah peluang yang bagus untuk memperoleh komitmen karyawan dan berbagi nilai-nilai lingkungan yang akan membuat EMS menjadi proses yang efektif.

Usulan untuk Pelatihan

  • Tekankan pentingnya partisipasi karyawan dalam program EMS dan sumbangan pekerjaan mereka untuk pekerjaan.
  • Rekam kursus pelatihan EMS sekarang dan perlihatkan rekaman tersebut kepada karyawan baru dan mereka yang tidak mengikuti pelatihan, atau dalam rangka untuk memperkuat pesan.
  • Pertimbangkan untuk menggunakan pelatihan yang berbasis komputer sebagai metode pelatihan alternatif.
  • Pertimbangkan juga untuk memanfaatkan peralatan lain seperti tukar pikiran, analisis sebab-akibat, pemecahan masalah, analisis aliran proses dan daftar periksa.

Lembar Petunjuk: Insights into Adult Learning
 
(Disadur dari "30 Things We Know For Sure About Adult Learning," Pelatihan, Juli 1988)

  • Orang dewasa lebih menyukai partisipasi aktif daripada lewat kuliah langsung.

  • Informasi diperoleh lebih lambat jika amat bertentangan dengan keyakinan yang ada atau yang konsepnya kurang sesuai dengan landasan pengetahuan sekarang.

  • Orang dewasa lebih suka pembelajaran yang diatur sendiri dan ingin membantu membentuk progam pelatihan..

  • Orang dewasa memiliki pengharapan. Penting untuk menjelaskan hal ini sejak awal.

  • Orang dewasa membutuhkan peluang untuk menggabungkan segala ide baru dengan pengetahuan lama mereka.

 
Penyampaian Informasi EMS

Komunikasi yang baik adalah sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan EMS. Sistem komunikasi yang baik perlu menjangkau segala tingkat dan fungsi dari organisasi. Sistem sedemikian menunjukkan komitmen perusahaan pada segala persoalan lingkungan, memperoleh dukungan dari karyawan dan masyarakat, meningkatkan kesadaran karyawan, dan meningkatkan partisipasi dalam pelaksanaan EMS.

Komunikasi rutin juga adalah cara untuk mendapatkan keterlibatan karyawan dalam pengembangan dan pelaksanaan EMS. Komunkasi rutin memotivasi tenaga kerja, menunjukkan komitmen manajemen dan memberitahu seluruh karyawan mengenai semua hasil prestasi EMS.

Sistem komunikasi yang baik mencakup lini komunikasi baik intern maupun ekstern. Adalah penting bahwa seluruh karyawan dan mereka yang berasal dari luar perusahaan (seperti investor, nasabah, pemasok, pemegang saham, masyarakat setempat, kelompok lingkungan, pemerintah, pihak berwenang yang memegang kendali dan masyarakat umum) untuk sadar akan komitmen organisasi pada manajemen lingkungan yang sehat.

Proses komunikasi yang positif meningkatkan citra organisasi, memudahkan hubungan bisnis masa depan, meningkatkan kepuasan dan kebanggaan karyawan dalam bekerja bagi perusahaan dan mendorong pemahaman dan penerimaan masyarakat atas segala usaha perusahaan untuk meningkatkan kinerja lingkungannya.

Karena karyawan seringkali adalah sumber yang unggul dari segala informasi dan ide, ciptakanlah berbagai cara bagi karyawan untuk menyampaikan semua ide mereka. Ingatlah bahwa bantuan ekstern juga tersedia dari beberapa sumber seperti konsultan dan perusahaan lain.

Komunikasikan kemajuan selagi sedang berlangsung. Sistem komunikasi intern dan ekstern yang bagus membantu membangun kepercayaan dan memperoleh dukungan.

Pemilihan Hadirin Sasaran Intern dan Ekstern

Publisitas ekstern adalah alat pemasaran yang positif. Mempromosikan tindakan yang ramah lingkungan dalam perusahaan membantu meningkatkan citra publik dan meningkatkan penerimaan dari segala upaya organisasi untuk memajukan kinerja lingkungannya.

Publisitas intern membantu meraih hasil lingkungan yang positif. Misalnya, motivasi karyawan dapat ditingkatkan dengan mengakui pekerjaan dalam mencapai tujuan dan sasaran lingkungan. Misalnya, CEO dari perusahaan yang secara pribadi menandatangani lebih dari 250 surat untuk semua karyawannya, menjelaskan makna penting dan manfaat EMS yang akan ditambahkan kepada perusahaan dan menuntut komitmen dan partisipasi mereka. Tanggapan karyawan luar biasa positif. Karyawan dari segala tingkatan terlibat dalam proses tersebut, dan usulan dan umpan balik datang dari semua departemen.

Pemilihan Informasi untuk Berbagi Bersama

Perusahaan perlu menyediakan sebanyak mungkin informasi untuk hadirin dari dalam dan dari luar, keterbukaan adalah bagian yang penting dari proses ini. Informasi bisa mencakup:

  • Misi lingkungan perusahaan
  • Tujuan dan sasaran EMS
  • Kinerja organisasi (misalnya, 'laporan lingkungan')
  • Perbandingan dan analis hasil
  • Peran dan tanggung jawab kelompok tugas lingkungan dan kelompok tindakan.
  • Jadwal Pemantauan dan Penilaian
  • Tindakan Pencegahan dan prosedur keadaan darurat

Usulan untuk Komunikasi

  • Jelaskan segala bahan informasi dengan contoh-contoh seperti sasaran perusahaan dan segala hasil pencapaiannya.
  • Pastikan bahwa segala bahan yang dipasok adalah cukup terperinci dan mudah untuk dipahami (dalam pengertian orang awam). Manfaatkan daftar kata-kata atau lampirkan definisi bilamana menggunakan berbagai istilah yang kurang umum atau bersifat teknis.
  • Jelaskan mengapa segala tindakan ini dipraktekkan dan semua manfaat dari melakukan seperti itu.
  • Jika mungkin, cobalah memanfaatkan kantor tanpa kertas dan pergunakan lebih banyak komunikasi masa seperti e-mail.
  • Gabungkan citra publik positif yang terkait dengan perbaikan lingkungan ke dalam strategi pemasaran perusahaan.
  • Publikasikan segala usaha perusahaan untuk mengurangi dampak lingkungan yang negatif.

Prosedur dan Standar Komunikasi

Sistem komunikasi pada perusahaan kecil dan menengah kurang kompleks dibandingkan pada perusahaan besar. Ini adalah keuntungan. Usahakan komunikasi tetap sederhana dan efisien.

Usahakan komunikasi tetap sederhana dan efisien. Tambahkan tempat untuk segala persoalan lingkungan dalam catatan harian perusahaan dimana seluruh karyawan dapat menuliskan segala ide, pencapaian, sumbangan dan pengalaman mereka selama pelaksanaan EMS.

Beberapa Langkah untuk Berkomunikasi dengan Karyawan, Masyarakat dan Pemerintah

  • Pertemuan karyawan dan kantong coklat makan siang
  • Plakat untuk membangun kesadaran karyawan akan segala persoalan lingkungan dan penghematan biaya.
  • Pengemasan, kendaraan, pemasangan iklan, siaran pers dan open house
  • Pemberitahuan di papan pengumuman
  • Laporan kinerja lingkungan organisasi, usulan tindakan dan penugasan karyawan, tujuan dan sasaran.
  • Surat pribadi untuk karyawan atau lampiran pada slip upah, papan pengumuman dan berita berkala
  • Misi
  • Laporan tahunan atau laporan lingkungan secara terpisah
  • Pengumuman yang mengingatkan karyawan mengenai segala prosedur penghematan biaya
  • Lembar kuis untuk meningkatkan atau memeriksa kesadaran karyawan akan dampak lingkungan pada bisnis.
  • Segala peristiwa lingkungan (partisipasi dan pendanaan)
  • Pesan e-mail, yang cepat, murah dan ramah lingkungan
  • Surat kabar internal

Pemeliharaan Arus Informasi

Orang atau kelompok yang perlu menangani komunikasi Tugas ini dapat dikerjakan oleh anggota kelompok tugas lingkungan atau karyawan personalia, misalnya.

Semua bahan, terutama bilamana dimaksudkan untuk penyebaran keluar, perlu diperiksa sebelumnya agar penyampaian kinerja, tindakan dan keprihatinan lingkungan perusahaan dilaksanakan secara akurat. Juga penting untuk memelihara segala catatan dan file mengenai segala persoalan komunikasi dan lingkungan, baik intern maupun ekstern.

Penetapan Biaya dan Mengatur Anggaran

Bagian terakhir dari tahap pelaksanaan adalah penyiapan anggaran pendahuluan bagi masing-masing pengembangan proyek. Segala biaya akan memasukkan waktu karyawan, pelatihan, beberapa bantuan konsultasi, bahan dan barangkali perlengkapan.

Biaya pelaksanaan EMS sulit untuk diukur. Biaya paling signifikan adalah yang berhubungan dengan pengeluaran karyawan. Segala manfaat juga sama sulitnya untuk diukur, karena banyak manfaat yang tidak berwujud. Namun demikian, dalam ekonomi global dimana tenaga kerja, bahan, dan biaya modal sangat mungkin terkumpul dengan lewatnya waktu, maka manajemen efektif dari kinerja lingkungan bisa menjadi semakin penting dalam menetapkan perusahaan unggul. Evaluasi menunjukkan bahwa banyak investasi dalam pelaksanaan EMS menyediakan banyak hasil positif dan menambah nilai-nilai abadi kepada perusahaan. Pendek kata, manfaat akan lebih banyak daripada biaya yang dikeluarkan.

Penting sekali bahwa perusahaan secara akurat dan konsisten mengukur masukan dan keluarannya. Tanpa informasi mengenai biaya, perusahaan tidak mungkin secara memadai mengakses hasil penyempurnaan atau keuntungan segala produk, bagian atau layanannya.

Biaya lingkungan dikeluarkan oleh masyarakat, organisasi atau perorangan sebagai akibat dari segala kegiatan yang mempengaruhi kualitas lingkungan. Segala dampak ini dapat dinyatakan dalam istilah keuangan atau bukan keuangan.

Karena biaya adalah keprihatinan utama bagi kebanyakan bisnis kecil, maka perubahan berbiaya rendah, berteknik rendah perlu dikenali dan dilaksanakan terlebih dahulu. Segala pilihan ini lebih mudah untuk dilaksanakan dan manfaat mereka jelas kelihatan. Pilihan yang lebih padat modal sebaiknya dilaksanakan kelak.

Dalam iklim bisnis persaingan tinggi seperti sekarang, banyak perusahaan meraih keunggulan kompetitif secara berkelanjutan dengan pengurangan baik biaya dan prosedur lingkungan maupun operasional yang menghasilkan berbagai dampak lingkungan negatif.

Beberapa Pilihan Berbiaya Rendah dengan Pulang Pokok Segera

  • Pelatihan karyawan mengenai tujuan dan tugas EMS
  • Penemuan cara untuk memanfaatkan limbah sebagai sumber energi
  • Pemeliharaan rumahtangga yang bagus dapat mencegah luapan limbah, dll.
  • Pemakaian wadah yang bermutu yang dapat dikunci kembali mencegah kehilangan dari luapan dan penguapan.
  • Pengendalian inventaris, yang memastikan bahwa hanya bahan yang penting saja yang dipergunakan
  • Pemisahan limbah yang bisa dimanfaatkan untuk pendauran ulang
  • Peniadaan kebocoran yang mengurangi pemakaian bahan mentah
  • Pembersihan dan pengupasan dengan mesin yang dapat menggantikan bahan pelarut dimana memungkinkan.
  • Penggunaan bahan pelarut lama untuk bilasan pertama, yang dapat menghemat pemakaian bahan pelarut baru.

Lembar Petunjuk: Penyusunan Rencana Keuangan

  • Perusahaan mungkin mempunyai sistem anggaran bagi berbagai proyek yang dapat disesuaikan dengan segala persoalan lingkungan.

  • Lakukan analisis terhadap semua pilihan secara cermat dengan menimbang biaya melawan manfaat.

  • Menjaga penggunaan inventaris mengenai jumlah bahan mentah per proses untuk memantau efisiensi pengolahan.

  • Memelihara inventaris dari jenis dan banyaknya limbah yang dihasilkan perusahaan untuk mencapai sasaran pengurangan limbah.

  • Mempertimbangkan biaya pembuangan limbah pada saat penyusunan laporan laba rugi.

  • Tetap mencatat perihal biaya produksi limbah yang berhubungan dengan berbagai pengolahan.

  • Memperinci biaya dan manfaat menurut golongan (seperti pengembangan, pelaksanaan dan perawatan) dan jenis (seperti bahan, perlengkapan, tenaga kerja, uang jasa dan konsultan).

  • Mengembangkan metodologi untuk penelusuran biaya dan manfaat.


Copyright © 2000 - 2014, International Finance Corporation. All Rights Reserved.
 Bagi  Versi Cetak  Email
Ratings (0)
If you are a human, do not fill in this field.
Click stars to rate.