Beranda  > Pembukuan dan Dasar-dasar Penyimpanan Catatan
 Bagi  Versi Cetak  Email

Terjemahan lainnya

Pembukuan dan Dasar-dasar Penyimpanan Catatan

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Pembukuan yang benar sangat penting untuk menjaga dan mengembangkan usaha. Tanpa itu, Anda berisiko terkena masalah kegentingan arus kas, pemborosan uang, dan kehilangan kesempatan untuk berkembang. Apabila Anda menyusun atau merevisi kegiatan rutin pembukuan, ingatlah bahwa tujuan dari pembukuan adalah untuk membantu mengelola usaha Anda dan untuk memungkinkan instansi pajak mengevaluasi kegiatan usaha Anda. Sepanjang pembukuan Anda mencapai kedua tujuan di atas, kegiatan ini dapat - dan harus - sesederhana mungkin.

Pedoman umum yang dijelaskan di sini menggambarkan hal-hal yang harus Anda perhatikan dan akan memberi Anda ide tentang bagaimana melakukan pembukuan dengan cara yang benar. Namun sebelum membuat keputusan apa pun mengenai pembukuan, hubungi akuntan atau ahli pajak karena kebutuhan terhadap pembukuan sangat bervariasi untuk usaha yang berbeda.

Banyak pemilik usaha kecil yang memilih menggunakan perangkat lunak untuk mencatat segala aspek dari usaha mereka, dan sumber daya disediakan di sini untuk membantu Anda menyelenggarakan otomasi komputer. Kunci untuk dapat mengambil keuntungan penuh dari perangkat lunak pembukuan adalah dengan menentukan apakah penggunaannya akan menghemat waktu Anda dan membuat Anda bebas memusatkan pikiran untuk menjalankan usaha. Dalam banyak hal, itulah yang akan terjadi, tetapi waspadalah untuk tidak terjerumus menyelenggarakan pembukuan sistem komputer yang mungkin lebih efisien jika dilakukan secara manual. Format pembukuan di atas kertas yang disebut di sini dapat diperoleh dari toko buku.

Beberapa fungsi pembukuan sebaiknya diserahkan kepada akuntan. Sekalipun Anda harus tetap selalu mengawasi pembukuan, seorang akuntan atau pemegang buku dapat membuat Anda bebas dari urusan ini sehingga dapat berkonsentrasi ke pengembangan usaha. Bahkan tugas pembukuan yang hanya menyita waktu beberapa jam seminggu mungkin lebih baik diserahkan ke orang lain apabila waktu Anda lebih berharga untuk urusan yang lain.

Klik pada topik di bawah ini untuk mempelajari lebih banyak mengenai catatan dasar apa saja yang dibutuhkan untuk usaha kecil.

Pendapatan dan Pengeluaran

Usaha Anda akan menggunakan baik Jurnal Pendapatan dan Pengeluaran atau Buku Besar untuk mengawasi berapa banyak uang yang keluar, ke mana saja perginya, dan berapa yang masuk.

Jurnal Pendapatan dan Pengeluaran digunakan oleh kebanyakan usaha kecil dan merupakan akuntansi dengan pencatatan tunggal - mencatat penerimaan dan pengeluaran saja. Akuntansi pencatatan rangkap mencakup buku besar dan yang lainnya untuk mencatat setiap kegiatan sebagai bentuk debet dan kredit di dalam buku Anda. Di masa lalu semua orang menganggap bahwa semua bisnis perlu menggunakan metode pencatatan rangkap yang kurang praktis, namun kini banyak pemilik usaha kecil yang cukup menggunakan sistem pencatatan tunggal. Akuntansi dengan pencatatan tunggal dapat dilakukan di atas kertas ataupun dengan komputer. Program yang menjalankan akuntansi dengan pencatatan tunggal antara lain Quicken dari Intuit dan Microsoft Money.

Buku besar digunakan untuk mencatat setiap transaksi dua kali berdasarkan ide bahwa setiap transaksi memiliki dua sisi yang mempengaruhi usaha Anda. Misalnya, apabila Anda menjual sebuah barang, pembukuan Anda akan mencerminkan adanya penurunan inventaris (kredit) dan arus masuk pembayaran (debet). Apabila Anda menggunakan akuntansi dengan pencatatan rangkap, Anda mungkin ingin menggunakan program komputer atau memanfaatkan jasa pemegang buku untuk menjaga kemutakhiran buku besar. Apabila Anda menyerahkan orang lain mengelola pembukuan Anda, lakukan pemeriksaan secara berkala. Program yang melakukan pembukuan dengan pencatatan rangkap antara lain: M.Y.O.B dari Teleware, Peachtree Accounting dari Peachtree Software, dan Quickbooks dari Intuit.

Akuntan Anda dapat memberi saran tentang pencatatan pembukuan jenis apa yang Anda harus pilih. Juga, hubungi penasihat pajak Anda mengenai apakah Anda harus menggunakan sistem pembukuan berbasis uang tunai ataukah akrual.

[Kembali ke atas]

Pengeluaran Kas

Uang yang Anda keluarkan di dalam usaha harus dipertanggungjawabkan apabila Anda ingin punya catatan atas seluruh pengeluaran bisnis dalam satu tahun tertentu. Sekurangnya ada dua cara untuk melakukannya: Anda menulis cek untuk dibayar kepada diri Anda sendiri atau menyimpan catatan kas kecil.

Apabila Anda memilih untuk membayar kepada Anda sendiri dengan cek, catat saja semua tanda terima uang dan jumlahkan setiap minggu, dua minggu, atau bulan, tergantung volume pengeluaran Anda. Buatlah catatan untuk setiap kategori pengeluaran, untuk tujuan pajak dan tulis cek kepada diri Anda sendiri untuk jumlah totalnya. Pada catatan cek, tulis 'cek sendiri, dapat diganti dengan uang' untuk membedakannya dari pendapatan yang terkena pajak. Atau, Anda dapat menyimpan catatan kas kecil dengan menulis sebuah cek untuk kas kecil dan mencatat setiap pengeluaran yang dibayarkan dari kas kecil.

[Kembali ke atas]

Catatan Inventaris

Dengan senantiasa mengawasi catatan inventaris, Anda akan dapat antara lain mencegah terjadinya pencurian, menjaga inventaris pada tingkat minimum, dan melacak tren pembelian.

Apabila Anda menjual banyak pernak-pernik kecil, misalnya toko alat tulis, Anda mungkin ingin menggunakan sistem komputer untuk melacak inventaris atau mengaitkan antara sistem komputer dengan penjualan dengan menggunakan sistem inventaris titik penjualan atau (point of sale, POS). Apabila Anda menggunakan pos berukuran besar, Anda mungkin dapat melakukannya sendiri di atas kertas.

Informasi inventaris penting yang harus dicatat adalah: tanggal pembelian , jumlah stok barang yang dibeli, harga pembelian, tanggal penjualan, dan harga penjualan.

[Kembali ke atas]

Piutang Dagang

Apabila produk atau jasa Anda dibayarkan pada saat produk dikirim atau jasa diberikan, maka Anda tidak perlu sistem pelacakan piutang dagang. Namun, apabila Anda menyediakan produk atau jasa di mana orang membayar kemudian, maka Anda perlu melacak piutang dagang. Anda dapat memantau piutang dagang dengan menyimpan salinan dari semua salinan tagihan yang dikirim atau dengan menyimpan catatan piutang dagang. Apa pun caranya, informasi yang perlu dicatat antara lain: tanggal faktur, nomor faktur, jumlah faktur, syarat pembayaran, tanggal pembayaran, jumlah dibayarkan, dan nama tertagih.

Banyak program perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat faktur dan melacak waktu serta pengeluaran untuk setiap pelanggan. Program ini dapat menghemat banyak waktu pemilik usaha dan menciptakan faktur yang nampak profesional. Namun, menurut Ed Slott, penulis buku "Your Tax Questions Answered", (Plymouth Press), dengan pencatatan piutang dagang dengan komputer, sudah sepantasnya apabila Anda dapat menagih pembayaran secara lebih cepat atau dapat melakukan pelacakan dari mana uang Anda datang secara lebih baik. Kalau tidak, sistem pencatatan di kertas pun sangat efektif. Program yang dapat membuat faktur atau mencatat waktu antara lain: QuickFaktur dari Intuit software; Timeslips and WinFaktur dari Good Software; dan PerForm Pro Plus dari Delrina.

[Kembali ke atas]

Utang Dagang

Utang dagang adalah utang perusahaan Anda untuk barang dan jasa dari pihak lain. Dengan mencatat berapa utang Anda dan kapan jatuh temponya, Anda dapat menjaga kredibilitas dan memegang uang selama mungkin.

Pemilik usaha dengan sedikit utang dagang biasanya menggunakan folder file tipe akordeon dengan label tanggal untuk keperluan pelacakan. Perusahaan kecil lainnya cukup membayar rekening dua kali sebulan dan menyimpan semua rekening ini ke dalam folder "Untuk Dibayar". Perusahaan besar menggunakan catatan kertas yang dikelola oleh kreditor. Sistem mana pun yang dipilih, Anda harus menyimpan informasi berikut ini tentang utang dagang: tanggal faktur, nomor faktur, jumlah faktur, jangka waktu pembayaran, tanggal dibayarkan, jumlah dibayarkan, saldo (jika mungkin), serta nama dan alamat pelanggan.

[Kembali ke atas]


Copyright © 1995-2014, American Express Company. All Rights Reserved.

 Bagi  Versi Cetak  Email
Rating (0)
If you are a human, do not fill in this field.
Klik bintang untuk menilai.
  

 

Komentar