Menulis Siaran Pers yang Sukses

Siaran pers adalah salah satu cara utama untuk Anda mengkomunikasikan perusahaan Anda kepada media. Wartawan, redaksi, dan produser haus akan berita, dan mereka sering mengandalkan siaran pers untuk mengetahui adanya produk yang baru serta tidak biasa, kecenderungan perusahaan, nasehat dan petunjuk, dan perkembangan lainnya. Sebenarnya, banyak dari yang Anda baca di koran, majalah, atau terbitan perdagangan, mendengar di radio atau melihat di televisi berasal dari bentuk siaran pers. Sayangnya, redaksi rata-rata menerima beberapa ratus siaran pers setiap minggu, yang sebagian besar akan berakhir di "ruang arsip". Tantangan Anda adalah menciptakan siaran pers yang membuat wartawan ingin tahu lebih banyak dan beranggapan bahwa kisah Anda adalah sesuatu yang harus mereka ceritakan.

Gunakan 10 petunjuk sebagai berikut untuk menulis siaran pers yang akan diperhatikan.

Gunakan pokok berita yang aktif untuk merebut perhatian wartawan

Pokok Kepala berita akan membuat siaran pers Anda menonjol. Usahakan agar singkat, aktif, dan deskriptif; dengan kata lain, gunakan sesuatu seperti "Doe Named Man of the Year" daripada "John Doe Gets Award”.

Letakkan informasi paling penting di awal

Ini adalah aturan yang telah dicoba dan sejati dari jurnalisme. Wartawan harus mampu mengetahui mengenai apa yang dimaksud oleh siaran pers tersebut dari dua ayat yang pertama. Sebenarnya, barangkali hanya itu saja yang mereka baca. Jadi, janganlah menyembunyikan informasi yang bagus. Dan ingatlah tentang "5 W dan 1 H" - pastikan siaran pers Anda menyediakan jawaban untuk Siapa, Apa, Kapan, Dimana, Mengapa dan Bagaimana.

Hindari promosi berlebihan dan klaim yang tidak berdasarkan bukti-bukti

Seorang penulis dapat mencium promosi penjualan dari jarak jauh. Daripada membuat pernyataan yang terlampau dibesar-besarkan, sediakan informasi yang nyata dan berguna. Temukan cara yang sah untuk membedakan Anda dan perusahaan Anda dan tegaskan semua hal tersebut. Untuk mempromosikan bisnis Anda, tulislah siaran pers yang menjawab segala pertanyaan mengenai bisnis Anda, daripada siaran pers yang hanya menyediakan pernyataan umum mengenai bagaimana hebat dan menariknya bisnis Anda tanpa mengatakan mengapa.

Berlakulah aktif dan langsung menuju sasaran

Gunakan bahasa yang akan membuat pembaca tertarik dengan kabar Anda sebenarnya. Jika siaran pers Anda membosankan atau berbelit-belit, mereka akan menganggap Anda tidak layak untuk diwawancarai.

Buatlah siaran pers Anda ke dalam dua halaman atau kurang

Kadang-kadang terjadi, Anda dapat mengisi halaman ketiga jika dipandang perlu menyediakan rincian yang penting sekali. Kalau tidak, jika Anda tidak dapat mengutarakan pesan Anda dalam dua halaman, maka Anda tidak langsung menuju sasaran.

Cantumkan nomor telepon

Pastikan siaran pers Anda mencantumkan nama dan nomor telepon seorang yang dapat dihubungi wartawan untuk memperoleh informasi lebih banyak. Orang tersebut harus akrab dengan semua berita didalam siaran pers, dan harus siap menjawab pertanyaan-pertanyaan. Dan terbitkan siaran pers diatas kepala surat perusahaan Anda – agar kelihatan profesional dan menyediakan cara lain kepada penulis untuk menghubungi perusahaan Anda.

Gunakan bahasa campuran sesedikit mungkin

Jika Anda bekerja di bidang teknis, cobalah untuk tidak menggunakan istilah teknis. Banyak wartawan tidak seakrab Anda dalam mengenal perusahaan atau industri Anda. Bahasa Inggris asli, bukan bahasa campuran, akan mengkomunikasikan kisah Anda paling baik.

Tekankan kepada manfaat

Termasuk di sini adalah "jangan katakan itu, tapi tunjukkan". Hindari untuk mengatakan sesuatu itu "unik" atau "terbaik". Sebaliknya, tunjukkan bagaimana orang akan mengambil manfaat - seperti menghemat waktu, menghemat uang, membuat hidup mereka lebih mudah, dll.

Buatlah spesifik dan terinci

Marcia Yudkin, penulis "Six Steps to Free Publicity" menyebut ini sebagai sindrom "Ya, tapi APA itu?". Pembaca harus bisa membayangkan produk yang baru, atau tahu bagaimana cara bekerjanya jasa yang baru. Jika ragu-ragu, mintalah seorang yang kurang akrab dengan produk atau jasa Anda untuk membaca siaran pers tersebut dan mintalah dia untuk menggambarkan apa yang sedang Anda coba umumkan. Dan akan lebih baik menggunakan terlalu banyak perincian daripada terlalu sedikit. Jadi, sesuai tulisan Yudkin, "Daripada menulis 'Buku baru Jackson memuat informasi yang dirancang untuk menguntungkan setiap investor pasar saham , tulislah, 'Buku baru Jackson memuat tujuh prinsip analisis pasar yang memungkinkan bahkan investor tidak tetap untuk memilih saham yang menguntungkan'. Bahkan lebih baik, uraikan dua dari ketujuh prinsip itu langsung dalam siaran pers".

Mengoreksi siaran pers

Bilamana Anda sudah selesai membuat siaran pers, ingatlah untuk mengoreksinya untuk mencari kesalahan ketik. Jika Anda merasa kurang teliti dalam memeriksa ejaan atau tata bahasa, berikan siaran pers itu kepada teman atau kolega yang lebih teliti. Jika siaran pers Anda nampak tidak rapi dan sembarangan, demikian juga kesan mengenai diri Anda.