Berusahalah Membuat Teratur Diri Anda Sendiri

Pengusaha berpotensi untuk tidak teratur. Sumber penghasilan mereka terbatas dan banyak informasi yang perlu diawasi. Karena alasan ini, pengadaan kantor, pengaturan dan pemeliharaan dapat meleset. Kesalahan kecil dapat dimengerti dan dimaafkan, tetapi demi bisnis, pengaturan berkala yang menyenangkan adalah penting. Beberapa nasehat dan petunjuk yang tercantum disini akan membantu Anda mengadakan dan memelihara sebuah kantor yang teratur. Simpanlah file ini dan tinjau ulang setiap kuartal. Jika Anda terlalu sibuk untuk melengkapi tugas ini seorang diri, pekerjakanlah seorang untuk melakukannya untuk Anda. Penghematan waktu akan menguntungkan.

Klik pada beberapa topik dibawah untuk petunjuk bagaimana mengatur Anda sendiri dan bisnis Anda.

1. Pengadaan Kantor
2. File kertas
3. File komputer

Pengadaan Kantor

Memiliki sistem yang siap pakai yang membuat kantor Anda teratur akan memangkas biaya pemeliharaan. Periksa pengadaan kantor Anda terhadap semua petunjuk ini dan buat beberapa perubahan yang perlu.

Sembunyikan persediaan barang yang Anda tidak gunakan setiap hari

Hal ini disebabkan tumpukan alat tulis kantor, gulungan selotip, tumpukan amplop yang nampak berantakan dan tidak teratur dapat mengacaukan pikiran. Kalau ada tempat yang cukup, simpanlah persediaan tambahan dalam lemari dinding atau lemari. Simpanlah semua barang yang tidak Anda gunakan secara tetap. Pada bukunya "Organizing Your Home Office for Success", Lisa Kanarek memberikan nasehat untuk bagaimana membebaskan kantor Anda dari keadaan berantakan. Ia menganjurkan memindahkan segala pernak pernik Anda dan segala sesuatu yang Anda gunakan hanya satu kali dalam seminggu ke tempat sekunder seperti lemari arsip atau rak. Segala sesuatu yang Anda gunakan sebulan sekali sebaiknya disimpan dalam file atau diatas rak. Semua barang yang jarang digunakan sebaiknya disimpan dalam lemari dinding.

Aturlah semua barang persediaan sehingga mudah dijangkau.

Contohnya, Anda tidak seharusnya memindahkan dua tumpuk kertas dan membuka sebuah kotak untuk mendapatkan kertas dengan kepala surat Anda.

Siapkan kantor Anda agar berfungsi lancar

Jika segala sesuatu jatuh berantakan kalau Anda mengambil satu buku dari lemari buku Anda atau tidak ada cukup tempat dekat mesin faks untuk mudah memasukkan dokumen dan mengambil faks masuk, maka Anda perlu mengatur ulang kantor Anda. Semua kesalahan kecil dalam arus pekerjaan ini membuang-buang waktu dan menyebabkan ketegangan.

Buatlah keranjang sampah yang "aman"

Jika dasar ketidakteraturan Anda berasal dari kegugupan untuk membuang benda-benda karena khawatir bahwa suatu saat Anda akan membutuhkannya lagi, maka buatlah keranjang sampah yang "aman". Tidak ada yang masuk ke keranjang ini kecuali kertas. Tidak ada biji apel, kaleng soda, tidak ada barang apa saja yang tidak ingin Anda lihat lagi apabila Anda melongok ke dalamnya. Kosongkan keranjang ini setiap beberapa minggu sekali, sehingga ada masa tenggang sebelum Anda dapat memperolehnya kembali. Sistem ini bisa memudahkan Anda untuk membuang barang.

Buatlah sistem untuk arus informasi

Pikirkan tentang segala macam jenis informasi, bahan, dan barang lain yang biasanya akan Anda tangani secara teratur. Barangkali daftar Anda akan mencakup segala barang utama seperti surat masuk dan keluar, nomor telepon, proyek yang sedang berjalan, dan segala sesuatu yang Anda ingin simpan tetapi yang pada saat ini luput dari perhatian Anda. Begitu daftar Anda selesai tersusun, kunjungilah toko persediaan kantor untuk pengadaan semua kebutuhan Anda. Produk sempurna untuk memenuhi kebutuhan Anda mungkin tidak mudah ditemukan dan mungkin Anda perlu menggabungkan dua produk dari toko tersebut, atau membeli satu macam barang dan mengubahnya agar kegunaanya sesuai dengan maksud Anda.

[Kembali ke atas]

File Kertas

Sebagus apa pun pengaturan kantor Anda, akan diperlukan beberapa pemeliharaan untuk menjaga agar informasi di kantor Anda tetap tertata. Di bawah ini adalah beberapa petunjuk untuk membenahi semua kertas dan file elektronik Anda.

Setiap orang sadar akan waktu yang terbuang percuma untuk mencari sesuatu dalam laci file. Pembersihan sampah secara berkala akan mengurangi kegiatan yang membuang-buang waktu ini.

Bersihkan secara teratur

Sortirlah semua lemari arsip Anda sedikitnya sekali dalam satu kuartal dan buanglah segala sesuatu yang Anda tidak butuhkan lagi. Jika Anda terpaksa menunda tugas ini terus menerus, pekerjakanlah seorang untuk membantu Anda. Walaupun Anda perlu terlibat di dalam proses pembersihan tersebut, adanya perjanjian dengan seorang pembantu akan memaksa Anda menyelesaikan tugas tersebut.

Ganti nama file Anda

Jika Anda mempunyai kesulitan dalam menemukan dokumen dalam lemari arsip Anda, ciptakanlah sejumlah nama file menurut nama pertama yang muncul dalam benak Anda ketika menciptakan file. Mungkin sekali kalau kata ini datang pada Anda pada saat Anda sedang menyusun file akan lebih mudah untuk diingat pada saat Anda sedang mencarinya.

Buatlah subfolder di setiap folder yang menggantung

Ini juga akan menambah kemudahan dengan mana Anda dapat menemukan segala sesuatu.

Kelompokkan file-file menggantung terkait bersama-sama

Simpanlah semua folder pelanggan dalam satu laci atau sebagian dari satu laci, semua artikel yang Anda kumpulkan dan semua dokumen kontrak dalam laci yang lain. Simpan file pribadi Anda di dalam laci yang terpisah dari semua barang terkait bisnis.

Usahakan adanya tempat penyimpanan yang cukup

Pengaturan hanya layak jika Anda mempunyai tempat yang cukup dalam semua lemari arsip Anda. Belilah beberapa lemari arsip besar bermutu tinggi yang menyediakan tempat yang cukup untuk semua barang yang Anda perlu simpan.

[Kembali ke atas]

File Komputer

Hard drive komputer Anda – padanan elektronik dari lemari arsip Anda – juga membutuhkan pembersihan secara berkala. Disini adalah beberapa usulan dari Fujifilm Computer Products dan The National Home Office Association.

Kosongkan isi disk dengan pemindahan data kedalam file cadangan (back-up)

File lama atau yang jarang digunakan dapat dengan mudah dipindahkan dari hard drive ke disket (floppy disk) atau cartridge data. Ini akan meningkatkan kecepatan komputer dalam menemukan file yang dicari.

Buatlah subdirektori pada hard drive

Subdirektori yang luas akan memungkinkan semua file terkait berada dalam direktori akar untuk disimpan bersama dalam satu kelompok. Subdirektori mudah dibuat. Baca panduan sistem operasi komputer.

Berikan nama file secara wajar

Gunakan nama file yang umum dan penuh arti, yang dapat dikenal dengan mudah seperti "payroll.96". Ini akan membantu ketika Anda bekerja dengan banyak file kecil secara bersamaan, dan akan mengurangi waktu pencarian yang dibutuhkan untuk menemukan file khusus di dalam direktori.

Peliharalah komitmen terhadap pengaturan

Pengaturan merupakan disiplin pembelajaran, namun pemeliharaan hard drive dan floppy disk secara teratur akhirnya akan menjadi bagian dari watak. Lakukan pemindahan data kedalam file cadangan (back-up file) secara teratur, dan lanjutkan menyimpan file secara sistematis.

Padatkan data Anda

Jika ruang kosong dalam hard drive Anda selalu menjadi persoalan, ada beberapa program yang akan menciutkan atau memadatkan semua file Anda, sehingga sangat memperluas ruang penyimpanan yang ada. Tersedia beberapa program perangkat lunak pemadatan.

Gunakan disket dengan kode warna.

Penyimpanan disket dalam tempat disket berdasarkan warna memungkinkan pemakai menemukan disket yang dicari dengan cepat dan mudah. Misalnya: gunakan disket warna biru untuk akuntansi, hijau untuk daftar upah, dan merah untuk penjualan.

[Kembali ke atas]