Pedoman Pemeriksaan Pasca Proyek

Para Peserta Pertemuan Kajian dan Tanggung Jawab Mereka

Begitu tim proyek memutuskan untuk menutup proyek atau jika pada suatu saat ditetapkan bahwa proyek tidak lagi dapat berlangsung seperti yang direncanakan dan oleh karena itu harus ditutup, maka sebuah pertemuan kajian pasca proyek dijadwal. Maksud utama dari pertemuan kajian pasca proyek ini adalah untuk menilai apa saja yang telah terjadi sepanjang proyek – apa saja yang telah berjalan dengan baik, apa saja yang telah berlangsung tidak sesuai rencana, dll. – dan untuk menetapkan berbagai pelajaran yang dapat diteruskan untuk tim-tim proyek pada masa mendatang. Hasil pertemuan ini dimasukkan kedalam laporan kajian pasca proyek yang menjadi bagian dari laporan proyek untuk disampaikan oleh tim proyek.

Masing-masing peserta dalam pertemuan kajian pasca proyek memiliki tanggung jawab yang berlainan untuk persiapan, prosedur dan tindak lanjut kajian pasca proyek namun juga ada beberapa tanggungjawab yang bisa ditanggung bersama oleh sebagian peserta.

Para peserta utama pertemuan kajian pasca proyek adalah:

1. Seorang Fasilitator
2. Manajer Proyek dan/atau Manajer Tahap Proyek atau Fase Proyek
3. Semua Anggota Tim Proyek

Mari kita tinjau para peserta berlainan tersebut dan tanggung jawab mereka secara rinci:

1. Fasilitator

Tim proyek dapat memutuskan untuk mempunyai seorang fasilitator yang berasal dari dalam tim proyek atau menunjuk orang luar. Dasar pertimbangan dibalik penunjukan orang luar sebagai fasilitator terutama adalah menjaga obyektivitas dari proses kajian untuk pelaksanaan dalam pertemuan.

Beberapa tanggungjawab fasilitator adalah sebagai berikut:

• Menyiapkan pertemuan kajian pasca proyek dengan penetapan tanggal. waktu, dan tempat, perencanaan agenda dan, berdasarkan agenda tersebut, menetapkan segala sesuatu yang perlu dipersiapkan oleh para peserta untuk pertemuan tersebut.
• Membagikan semua bahan penting kepada semua peserta sedikitnya dua hari kerja sebelum pertemuan kajian.
• Mengorientasikan para peserta mengenai tanggungjawab mereka untuk pertemuan tersebut dan apa saja yang perlu dicapai melalui pertemuan tersebut.
• Mengkaji ulang semua bahan yang dibagikan (oleh salah satu peserta) sebelum pertemuan.
• Menetapkan sifat pertemuan dan memastikan bahwa pertemuan berlangsung sesuai rencana.
• Menetapkan panduan tentang bagaimana menyelenggarakan diskusi dan pengambilan keputusan didalam pertemuan secara efektif dan efisien.
• Memastikan bahwa diskusi kelompok berjalan lancar dan secepat mungkin (misalnya dengan merangkum, menetapkan hal-hal yang perlu diputuskan, menunjuk bagian mana dari agenda yang sedang ditangani.
• Memberikan informasi terbaru tentang kemajuan yang dicapai secara singkat sehingga semua peserta pertemuan mengetahui apa saja yang telah berhasil diselesaikan ditengah pertemuan.
• Membantu para anggota kelompok untuk memelihara hubungan kerja yang efektif.
• Membuat risalah dari pertemuan, termasuk pencatatan resmi dari semua pencapaian yang dibuat, bidang permasalahan yang dikenali, dan semua keputusan yang diambil. Kelompok peserta dapat memutuskan untuk menugaskan seorang, kecuali fasilitator, untuk melaksanakan tugas ini.
• Menyiapkan dan membagikan laporan kajian pasca proyek kepada semua peserta dan orang-orang lain yang mungkin dianggap sebagai resipien/penerima oleh tim proyek.
   
   

2. Manager Proyek dan/atau Manager Tahap atau Fase Proyek

Bergantung kepada kerumitan proyek, mungkin perlu satu Manager Proyek (misalnya dalam proyek sandi data yang kecil) atau beberapa Manager Tahap atau Fase Proyek (misalnya untuk proyek infrastruktur keamanan informasi multi-phase).

Beberapa tanggung jawab dari para manajer itu dalam mengikuti pertemuan adalah sebagai berikut

• Menyiapkan semua bahan penting untuk pertemuan dan menyerahkan semua ini kepada fasilitator sedikitnya tiga hari sebelum pertemuan kajian. Hal ini akan menyediakan waktu yang cukup bagi fasilitator untuk menggabungkan semua bahan menjadi satu sebelum membagikan mereka kepada para peserta sesuai dengan jadwal waktu yang ditetapkan.
• Menyajikan gambaran umum dari proyek, tahap atau fase proyek, atau tujuan antara penting untuk mana kajian sedang dilakukan.
• Membantu fasilitator untuk memastikan bahwa pertemuan berlangsung sesuai rencana.
• Mencatat semua pencapaian yang berhasil diraih, bidang permasalahan yang dikenali, dan keputusan yang diambil dengan perincian secukupnya untuk kemudian ditindaklanjuti. Semua catatan ini adalah tambahan dari catatan-catatan yang dibuat fasilitator atau orang yang ditugaskan untuk membuat risalah pertemuan.
• Mengambil bagian dengan aktif dalam diskusi kelompok dan pengambilan keputusan dan mendorong para peserta lain untuk juga mengambil bagian secara aktif.
• Membantu fasilitator dalam menulis laporan kajian pasca proyek.

Setelah pertemuan kajian pasca proyek, memastikan bahwa semua tindakan yang telah diputuskan dalam pertemuan diambil untuk memecahkan permasalahan yang telah dikenali secepat mungkin.
 
3. Seluruh Anggota Tim Proyek

Para Anggota Tim:

• Mempersiapkan dengan baik sebelum pemeriksaan seksama tentang proyek yang berakhir dengan membaca secara teliti dan membuat catatan mengenai segala bahan proyek yang relevan, tahap proyek, atau tujuan antara penting.
• Mengenali apa saja yang telah berjalan dengan baik bagi mereka dan apa saja yang tidak berlangsung sesuai rencana (dari sudut pandang tim dan perseorangan).
• Memberikan alasan-alasan untuk segala bidang permasalahan, kemacetan atau rintangan yang dikenali.
• Mengambil bagian secara aktif dalam diskusi kelompok dan pengambilan keputusan, terutama dalam bidang pemecahan masalah dan pengenalan pelajaran yang diperoleh.

Keberhasilan dari sebuah pertemuan kajian pasca proyek terletak pada kemampuan semua peserta untuk mengakses secara efektif dan obyektif semua kekuatan dan segala bidang bagi penyempurnaan dalam proyek yang baru saja mereka jalankan. Ini bukan waktunya untuk menunjuk dan menyalahkan seseorang untuk masalah ini atau rintangan itu. Melalui penilaian yang obyektif dan pengenalan pelajaran yang diperoleh, maka tim-tim proyek selanjutnya diharapkan dapat mengelola proyek dengan lebih baik dan lebih efektif.