Mengamankan Inventaris dan Properti Anda

Sulit untuk bisa membuktikan bahwa seorang karyawan telah mencuri perlengkapan atau inventaris Anda, akan tetapi kecurangan seperti ini bisa sangat merugikan. Kuncinya bukan menangkap pelaku yang sedang melakukan aksinya, tetapi menetapkan kebijakan untuk mencegah hal seperti itu terjadi. Gunakan beberapa teknik berikut ini untuk membantu menghentikan tindakan pencurian oleh karyawan.

Pemeriksaan dan audit inventaris sekali-kali akan membantu mencegah penipuan/ penggelapan dan pencurian. Seperti halnya pemeriksaan akuntansi Anda, lakukan pemeriksaan inventaris secara tidak terduga. Pemeriksaan seperti ini akan menjaga selalu diperbaruinya catatan, dan memudahkan menemukan adanya pencurian. Awasi peralatan atau investaris yang berharga dari nomor seri atau pengenal lainnya, dan cocokkan semua nomor ini dengan catatan Anda.

Buatlah kebijakan pengendalian inventaris

Industri yang berbeda akan membutuhkan pengendalian berbeda, namun pastikan bahwa bisnis Anda menempuh beberapa langkah mendasar ini:

• Cocokkan jumlah hitungan sebenarnya dari unit, karton dll. terhadap dokumen pengiriman sebelum barang dagangan diserahkan kepada pihak pengirim.
• Jangan sekali-kali mengizinkan barang dagangan meninggalkan lokasi pekerjaan tanpa faktur atau dokumentasi pengiriman yang cocok.
• Jika Anda mempunyai berbagai komponen, produk, atau peralatan yang berharga mahal, pertimbangkan untuk memasukkan mereka kedalam tempat atau wadah terkunci, dan batasi akses ke sekitar tempat ini.
• Pastikan bahwa semua pesanan pembelian, faktur dan dokumen pengiriman sudah diberi nomor urut, dan periksa secara teratur untuk mengetahui apakah ada dokumen yang hilang.
• Simpanlah pesanan pembelian, faktur dan dokumen pengiriman di tempat terkunci.
• Aturlah agar hanya ada satu pintu keluar bagi para karyawan pada akhir giliran kerja mereka, yang diawasi oleh pemilik atau seorang karywan yang dipercaya untuk melakukan tugas itu.

Periksalah sampah Anda

Karyawan yang ingin mencuri dari bisnis Anda akan memunculkan berbagai cara kreatif untuk mewujudkannya. Satu cara yang umum adalah membuang barang kedalam tempat sampah, kemudian kembali pada saat kantor tutup dan tidak ada orang, untuk membawanya pulang. Lakukan pemeriksaan tempat sampah setelah jam kantor secara teratur - melihat sekilas kedalam tempat sampah dapat membuat Anda waspada menghadapi kemungkinan pencurian. Mintalah seseorang meratakan semua kantong sampah dan mengikat mereka menjadi satu sebelum membuang keluar sehingga tidak dapat digunakan kembali untuk mencuri inventaris atau barang dagangan.

Ketahui siapa saja yang memegang kunci

Hanya beberapa karyawan tertentu yang boleh memegang kunci dari bisnis Anda. Mintalah karyawan Anda mengisi formulir pada saat mereka menerima kunci kantor Anda. Catatlah nomor kunci dan informasi terkait lainnya. Pastikan bahwa kunci asli sudah dikembalikan pada saat karyawan meninggalkan perusahaan Anda. Jika ada kunci yang hilang, gantilah segera. Mintalah tukang kunci memberi tanda diatas setiap kunci kantor dengan “Dilarang Membuat Kunci Duplikat” untuk mencegah pembuatan kunci duplikat tanpa izin.

Berilah contoh yang baik

Hati-hati untuk tidak menciptakan budaya korporasi yang dapat mengundang penipuan/ penggelapan. Para karyawan memperhatikan manajer mereka untuk dijadikan panutan. Jika Anda menjalankan bisnis dengan cara yang kurang pantas, maka para karyawan Anda mungkin percaya bahwa mencuri tidak merupakan masalah. Sebagai contoh, karyawan yang melihat pemilik bisnis membawa pulang persediaan kantor mungkin percaya bahwa sah-sah saja untuk melakukan tindakan serupa.

Periksa referensi

Selidiki riwayat kerja setiap karyawan sebelum Anda menawarkan pekerjaan kepadanya. Ambil tindakan pencegahan tambahan terhadap siapapun yang Anda pekerjakan yang akan diberi tanggung jawab keuangan. Periksa referensi secara seksama. Hubungi majikan lama untuk memeriksa kebenaran informasi riwayat hidup dan lamaran kerja. Luangkan waktu untuk memastikan bahwa pelamar tidak memiliki catatan pencurian dari majikan lama.

Pertimbangkan garansi kebenaran

Garansi kebenaran adalah semacam asuransi yang melindungi perusahaan Anda dalam hal terjadi pencurian oleh karyawan. Garansi tersebut dapat dimanfaatkan untuk menyediakan ganti rugi kepada Anda untuk setiap kerugian yang dapat dibuktikan kebenarannya oleh perusahaan Anda. Garansi kebenaran paling umum digunakan untuk menutup kerugian uang, tetapi dapat juga dimanfaatkan untuk menutup kerugian dari kehilangan barang dagangan. Bonus tambahan - beberapa perusahaan garansi akan memeriksa latar belakang karyawan sebelum menerbitkan garansi kebenaran, yang dapat membantu Anda menyisihkan calon karyawan bermasalah. Agen asuransi Anda dapat membantu mengenai urusan biaya dan jumlah jaminan asuransi.