Dafar Periksa Pra-Liburan

Anda dapat mengurangi stres dan kepanikan yang menyertai perencanaan pra-liburan dengan membuat daftar tugas dan masalah yang perlu dikelola ketika Anda tidak berada di tempat, kemudian memberi tanda ke setiap item yang terselesaikan. Perencanaan yang sistematis seperti ini memungkinkan Anda meninggalkan perusahaan untuk berlibur dengan kesadaran penuh dan mendapatkan R&R yang pantas.

Paling tidak, Anda perlu seseorang di dalam organisasi untuk menangani pekerjaan ketika Anda pergi. Apabila Anda tidak memiliki karyawan, Anda dapat meminta rekan yang profesional untuk duduk memberikan dukungan bagi keadaan darurat klien atau pelanggan.

Klik pada item di bawah ini untuk mengkaji beberapa butir perencanaan penting yang akan memastikan liburan Anda bebas masalah:

• Buatlah daftar proyek
• Lakukan perencanaan skenario terburuk
• Beritahu klien atau pelanggan penting
• Rencanakan untuk semua komunikasi yang masuk
• Tambah bahan-bahan persediaan dan uang kas
• Bayar dahulu tagihan, tanda tangani cek
• Tinggalkan informasi kontak darurat
• Periksa kembali hal-hal kecil

Buatlah daftar proyek

Lengkapi inventaris untuk proyek yang baru saja diselesaikan, pekerjaan sekarang, dan tugas yang akan datang. Untuk setiap item pada daftar, buatlah daftar lain untuk masalah yang mungkin muncul ketika Anda pergi. Rencanakan untuk setiap kemajuan. Pastikan Anda tidak melewatkan proyek yang baru saja selesai. Bekerja pada sesuatu yang telah selesai sering merangsang klien atau pelanggan untuk mencari informasi dalam minggu-minggu berikutnya.

Kembali ke daftar

Lakukan perencanaan skenario terburuk

Buatlah daftar tentang skenario yang mungkin muncul selama proyek sekarang dan berikan penjelasan ke staf internal atau rekan kerja. Sedikit dari Rencana “Hukum Murphy” dapat mendorong siapa pun agar siap menghadapi hal-hal yang salah. Apakah perhatian utama masing-masing klien? Skenario terburuk apa yang dapat terjadi di setiap hal? Jenis perencanaan ini berarti bahwa klien akan berbicara dengan seseorang yang mengerti masalah yang dihadapinya begitu masalah itu muncul. Misalnya, catatan Anda untuk proyek tertentu mungkin adalah, “Apabila Ny. Green menelepon, mungkin yang disampaikan adalah x atau y. Terakhir kali kami menyelesaikan proyek seperti ini, kami menjumpai kesulitan untuk hal-hal berikut ini”.

Kembali ke daftar

Beritahu klien atau pelanggan penting

Jangan biarkan liburan panjang Anda mengejutkan klien. Beritahu mereka tentang ketidakhadiran Anda – minimum dua tiga minggu sebelumnya, kalau bisa lebih jauh lagi. Biarkan mereka tahu berapa lama Anda pergi, siapa yang bisa dihubungi selama kepergian Anda, bagaimana mereka bisa menghubungi orang tersebut (nomor telepon dan faks, alamat email), dan bagaimana orang ini dapat membantu mereka. Tanamkan kepercayaan diri pada staf atau siapa pun yang akan menangani ketika muncul masalah. Apabila klien dan pelanggan akan berhubungan dengan orang baru, usahakan kedua belah pihak sudah saling berkenalan sebelum Anda pergi. Penting bagi klien untuk merasa nyaman dengan rencana ini.

Kembali ke daftar

Rencanakan untuk semua komunikasi yang masuk

Pastikan Anda sudah menyiapkan surat bersuara, email dan faks yang masuk.

• Surat bersuara: Apabila orang lain di kantor akan menangani pekerjaan Anda, tulis nomor telepon atau ekstensi di pesan yang Anda kirim sehingga pemanggil akan mampu menghubungi orang yang dapat merespons kebutuhan mereka. Apabila Anda tidak merujuk penelepon ke seseorang, buat pesan yang menjamin bahwa klien tahu kapan Anda pulang dan bagaimana mereka bisa memperoleh apa yang mereka butuhkan di saat Anda pergi.
• Email: Periksalah ISP untuk melihat apakah mereka menawarkan fitur Auto Respond, sebuah layanan yang akan mengirim balasan secara otomatis kepada siapa pun yang mengirim email kepada Anda di saat Anda pergi. Seperti surat bersuara, pesan balasan Anda harus menunjukkan berapa lama Anda akan pergi, dan siapa yang bisa dihubungi apabila pesan memerlukan perhatian segera. Apabila Anda tidak memiliki opsi ini, pastikan ada seseorang yang dapat membuka kotak surat secara berkala dan menangani semua pesan yang memerlukan respons segera.
• Faks: Mintalah seseorang untuk mengumpulkan, membaca, dan mengatur lalu lintas faks sehingga tidak terlupakan. Anda mungkin ingin seseorang di kantor meneruskan faks ke nomor setempat sehingga Anda dapat mengumpulkannya selama Anda pergi.

Kembali ke daftar

Tambah bahan-bahan persediaan dan uang kas

Apabila Anda meninggalkan staf atau rekan kerja, pastikan mereka memiliki cukup persediaan untuk melanjutkan bekerja selama Anda pergi. Periksalah uang kas dan pastikan sudah cukup, atau tinggalkan cek bertanda tangan untuk tujuan itu.

Kembali ke daftar

Bayar dahulu tagihan, tanda tangani cek

Periksa batas tanggal untuk pembayaran reguler Anda seperti sewa, listrik, telepon, air, bahan persediaan, dan lainnya. Apabila Anda tidak ingin membayar di muka, tulis cek dan pastikan seseorang mengirimnya pada tanggal yang sesuai. Jangan biarkan rekening kedaluwarsa hanya karena Anda liburan.

Kembali ke daftar

Tinggalkan informasi kontak darurat

Pastikan pekerjaan orang-orang di kantor tidak berhenti karena ada masalah teknis atau perawatan saat Anda pergi. Apa yang terjadi apabila saluran bocor atau ketel meledak? Tinggalkan nomor telepon petugas listrik, tukang ledeng, dan lain-lainnya. Jangan lupa untuk jaringan komputer dan telepon. Pastikan pula ada informasi kontak untuk petugas servis atau konsultan tersebut.

Kembali ke daftar

Periksa kembali hal-hal kecil

Jangan lupa tentang pengelolaan rumah dan tindakan keselamatan. Tulislah semua hal yang Anda lakukan di kantor tanpa harus berpikir tentang hal itu. Apakah Anda orang yang secara rutin menarik tirai saat matahari memancar ke arah ruangan, untuk mencegah panas berlebihan? Apakah Anda petugas yang menempatkan kertas toilet di kamar kecil karyawan? Berpikirlah tentang hal-hal kecil itu dan pastikan semua pekerjaan itu terselesaikan di saat Anda pergi. Apabila Anda orang yang bertugas menutup bangunan di malam hari, pastika orang lain tahu prosedurnya.

Kembali ke daftar