Menghindari Rekening yang Menunggak

Kebanyakan perusahaan harus menangani rekening yang telah lewat waktu atau yang tidak dibayarkan hingga waktu tertentu, atau yang lainnya. Cara terbaik untuk menghindari perselisihan saat menagih adalah dengan mengambil tindakan pencegahan secara dini untuk memastikan bahwa rekening tidak menunggak. Di bawah ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda tempuh untuk membantu meningkatkan perputaran piutang dagang Anda.

Jangan memberi kredit

Ini tidak selalu mungkin atau praktis, namun beberapa perusahaan dapat berjalan tanpa menawarkan kredit. Dapatkan uang tunai atau cek atau wesel pos. Kirimkan produk dengan sistem pembayaran tunai di tempat tujuan atau COD (cash on delivery), khususnya bagi pelanggan baru yang belum memiliki riwayat catatan pembayaran dengan Anda.

Terimalah kartu kredit utama

Ciptakan suasana yang nyaman bagi pelanggan dalam berbisnis dengan Anda dengan menerima pembayaran dengan kartu debet atau kartu kredit. Sekalipun Anda akan membayar sejumlah kecil dari setiap transaksi untuk pemrosesan, namun Anda akan mendapatkan pembayaran dalam hitungan hari. Apabila Anda mengikuti peraturan, Anda tidak akan terkena transaksi yang curang, sekalipun pelanggan akan tetap memiliki hak untuk menangguhkan pembayaran apabila ada masalah dengan tagihan.

Mintalah jaminan

Baik bisnis jasa maupun bisnis produk dapat meminta pembayaran di muka. Perusahaan yang menghasilkan produk dapat meminta 50% pembayaran di muka dan sisanya dilunasi saat pengiriman, atau meminta jaminan berdasarkan standar yang berlaku di industri mereka. Perusahaan jasa dapat meminta antara 20 hingga 50% pembayaran di muka, tergantung kepada proyeknya, dengan sisa pembayaran diberikan setelah beberapa syarat terpenuhi.

Menawarkan persyaratan

Persyaratan ini menjelaskan bagaimana Anda mengharapkan akan dibayar, dan bunga atau denda apa yang Anda bebankan untuk keterlambatan pembayaran. Sebutkan dengan jelas hal ini di dalam kontrak dan faktur Anda karena Anda tidak dapat menuntut agar segala persyaratan ini dipenuhi, terutama apabila pelanggan tidak tahu menahu sebelumnya mengenai persyaratan-persyaratan tersebut. Adalah biasa meminta 1 hingga 1.5% per bulan untuk keterlambatan pembayaran. Sekalipun ini tidak memberi Anda banyak uang, namun ini menunjukkan keseriusan Anda dalam pembayaran yang tepat waktu. Anda mungkin juga ingin menawarkan potongan 1% atau lebih untuk pembayaran dini sebagai cara untuk mempercepat arus kas.

Dapatkan perjanjian yang ditandatangani

Jangan memperpanjang kredit tanpa ada perjanjian tertulis. Apabila suatu saat ada masalah dengan penagihan, maka sebuah perjanjian tertulis di tangan akan membuat kasus Anda lebih kuat. Gunakan dokumen pemesanan atau kontrak pembelian yang merinci seberapa besar utang pelanggan Anda dan kapan utang tersebut jatuh tempo. Ambil waktu sejenak untuk mengkaji ulang batas waktu pembayaran dengan para pelanggan dan utarakan bahwa Anda berharap agar utang dibayarkan tepat waktu. Tunjukkan persyaratan untuk pembayaran yang terlambat. Catatlah selalu segala perubahan atau kompromi yang dilakukan.

Kredit cek

Kumpulkan informasi yang akan Anda perlukan untuk memeriksa reputasi kredit atas permohonan kredit atau "formulir pelanggan baru". Untuk data tentang pelanggan, ini meliputi alamat dan nomor telepon, apakah tinggal di rumah sendiri ataukah menyewa, berapa lama tinggal di alamat terakhir, serta nomor rekening bank dan nomor rekening kartu kredit. Untuk data tentang usahanya sendiri, Anda dapat bertanya tentang nama perusahaan, nomor ID pajak federal, nama pemilik/prinsipal, alamat, nomor telepon, nomor DUNS, dan sekurangnya tiga referensi kredit. Anda bisa mendapatkan laporan kredit dari lembaga pelaporan kredit utama seperti Experian, CBI/Equifax, TransUnion, dan Dun & Bradstreet.

Buatlah sistem pemberitahuan tagihan lewat waktu.

Anda tidak dapat menagih apabila Anda tidak tahu seberapa banyak utang pelanggan kepada Anda dan kapan batas tanggalnya. Buatlah sebuah sistem yang memberi sinyal kepada Anda tentang adanya rekening yang lewat waktu - kebanyakan program perangkat lunak akuntansi dapat melakukannya secara otomatis. Setelah Anda memiliki sistem ini, pastikan ada seseorang di dalam perusahaan Anda yang bertanggung jawab untuk menjaga kemutakhiran datanya.