Melindungi Hak Kekayaan Intelektual Anda

Pencurian informasi rahasia dan rahasia dagang dapat merusak bisnis Anda sama halnya dengan penggelapan atau perbuatan curang lain oleh karyawan. Perkuat perlindungan keunggulan kompetitif Anda dengan beberapa petunjuk ini.

Belilah beberapa mesin pencabik kertas ... dan manfaatkanlah mereka

Berhati-hatilah bilamana Anda membuang dokumen yang sifatnya sensitif atau rahasia. Ini termasuk: laporan keuangan, usulan, keterangan nasabah, laporan, tanda terima, tagihan, faktur, dll. Jangan hanya membuang mereka ke keranjang sampah. Robeklah terlebih dahulu. Membuang kertas ke tempat sampah tanpa dirobek dapat menimbulkan sejumlah persoalan keamanan. Jika sampah Anda tidak dibuang dengan benar maka semua dokumen ini dengan mudahnya dapat jatuh ke tangan orang yang tak berhak … atau ditiup angin sepanjang jalan ke arah para pesaing Anda. Lagi pula, mata-mata industri dikenal biasa mengorek sampah untuk mencari data rahasia. Usahakan agar pencabikan ini menjadi praktek umum dari perusahaan – wajibkan semua karyawan untuk membuang kertas dengan cara ini.

Susunlah rencana untuk karyawan yang diberhentikan

Jangan biarkan mantan karyawan yang tidak puas menjadi ancaman keamanan. Siapkan rencana untuk mencegah orang pergi dari perusahaan Anda dengan membawa dokumen rahasia. Beberapa langkah untuk ditempuh termasuk:

• Usahakan agar orang tersebut segera meninggalkan perusahaan begitu dipecat. Dengan membiarkan karyawan tersebut berkeliaran beberapa hari untuk menyelesaikan urusannya hanya akan mengundang orang ini untuk kabur dengan segala kertas dan informasi lain yang mungkin berharga bagi perusahaan Anda. Usahakan agar atasan mendampingi selagi karyawan tersebut memindahkan semua barang pribadi dari mejanya.
• Aturlah untuk pengembalian segera seluruh informasi rahasia perusahaan seperti daftar pelanggan, daftar harga, dll. Jadikanlah pengembalian tepat waktu dari semua dokumen ini sebagai syarat untuk menerima uang pesangon.
• Desaklah orang itu untuk mengembalikan semua kunci, baik untuk tempat bisnis maupun untuk meja dan lemari filenya. Jika ia tidak mengembalikan mereka, gantilah semua kunci Anda.
• Segera hapus kata sandi orang tersebut dari jaringan komputer Anda. Ini terutama penting kalau orang tersebut dapat memasuki jaringan Anda dari rumah, dan lalu cukup log in dan men-download informasi penting.

Manfaatkan kata sandi komputer

Wajibkan para karyawan Anda untuk menggunakan kata sandi dalam mengakses semua komputer Anda atau jaringan Anda. Ini akan berguna untuk mencegah orang yang tidak berhak untuk mengambil file penting. Jangan biarkan karyawan malas mengurus kata sandi mereka – wajibkan mereka mengubah kata sandi mereka setiap bulan. Cegahlah karyawan menggunakan kata sandi yang mudah ditebak orang lain - ini akan memudahkan orang tidak berhak memasuki sistem Anda. Wajibkan pengguna untuk mematikan jaringan Anda kapan saja mereka meninggalkan meja mereka, sehingga pengguna yang tak berhak tidak dapat memasuki sistem Anda dari tempat mereka.

Wajibkan semua karyawan menandatangani perjanjian anti-penyingkapan

Pastikan bahwa semua karyawan paham bahwa pencurian kekayaan intelektual sama seriusnya untuk bisnis Anda dengan pencurian barang fisik. Gunakanlah perjanjian anti-penyingkapan atau klausula anti-penyingkapan dalam kontrak kerja karyawan, untuk menjelaskan tanggung jawab karyawan mengenai informasi rahasia atau rahasia dagang. Pastikan Anda menetapkan apa saja yang perusahaan Anda anggap sebagai rahasia. Ini penting sekali, karena akan membedakan dengan jelas informasi apa saja adalah milik perusahaan dan informasi apa saja adalah milik mantan karyawan dimaksud. Perjanjian tersebut juga perlu menggariskan semua langkah yang harus ditempuh karyawan dalam menjaga kerahasiaan, seperti pemakaian kata sandi komputer, tidak membawa daftar penjualan keluar tempat kerja, tidak menyalin dokumen ke disk, dll.

Berikan label pada semua dokumen Anda.

Tentukan dan jalankan semua prosedur secara ketat untuk mengakses informasi rahasia atau rahasia dagang. Susunlah hierarki akses diantara para karyawan Anda untuk mengakses informasi sensitif – hanya perbolehkan mereka yang membutuhkan informasi tertentu untuk melihatnya. Misalnya, seorang tenaga penjual mungkin membutuhkan informasi kontak nasabah untuk wilayahnya. Namun tenaga penjual tersebut tidak membutuhkan semua daftar pelanggan, dan tidak perlu mengakses data tagihan. Berilah label pada semua dokumen elektronik (seperti database nasabah) sebagai "untuk dibaca saja" sehingga mereka tidak dapat diubah atau disalin ke disk.

Jangan menggoda pengintai.

Jangan memudahkan orang yang tidak berwenang untuk melihat dokumen rahasia. Doronglah setiap orang dalam bisnis Anda untuk mengambil tindakan pencegahan tertentu. Jangan penah membiarkan dokumen tercecer di sembarang tempat. Simpanlah semua dokumen ditempat masing-masing kalau Anda telah selesai mempergunakan mereka atau pada saat meninggalkan meja Anda. Kunci semua lemari dokumen dan meja Anda bilamana Anda pergi. Tutuplah file komputer kalau tidak sedang dipergunakan dan jangan sekali-kali membiarkan file ditayangkan pada monitor kalau Anda sedang pergi meninggalkan meja Anda.