Praktik Penagihan yang Efektif

Perusahaan dapat mempercepat penagihan piutang dan menghindari masalah pembayaran yang terlambat dengan cara mengembangkan rencana penagihan yang efektif. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membantu melindungi diri nda dari klien yang terlambat membayar.

Buatlah invoice yang efektif

Pastikan bahwa invoice Anda jelas, akurat, terinci dan mudah dibaca. Setiap invoice harus menyertakan jumlah yang sudah jath tempo; nomor pemesanan pembelian; nama dan alamat pelanggan; dan nama, alamat, serta nomor ID perusahaan Anda. Anda juga harus menyertakan nama dan nomor telepon dari seseorang di perusahaan Anda untuk memudahkan kontak jika ada pertanyaan. Apabila mungkin, sebutkan harga masing-masing item. Akan lebih sulit untuk membantah tagihan yang terinci item-itemnya, dan apabila ada ketidakcocokan pada salah satu atau beberapa harga, Anda dapat meminta pembayaran berdasarkan harga item yang tidak dirinci satu per satu. Invoice juga harus berisi klausul yang meminta agar pelanggan menghubungi Anda apabila ada masalah dengan jasa yang Anda berikan, dan harus dengan jelas menyebutkan secara garis besar pembayaran yang terlambat.

Kirimkan segera invoice

Semakin cepat invoice dikirim, semakin cepat pula pembayaran masuk kepada Anda. Beberapa usaha kecil mengirimkan invoice sebulan sekali, namun ini merupakan kekeliruan karena ini dapat menunda beberapa piutang hingga dua tiga minggu. Sebaliknya, cobalah mengirim invoice dalam sehari dua hari setelah pengiriman barang atau penyelesaian proyek.

Tagihlah ke orang yang tepat

Pengiriman tagihan ke orang yang salah dapat membuat pembayaran terlambat hingga 30 atau 60 hari karena harus melewati suatu perusahaan. Berbicaralah langsung dengan klien dan tanyakan kepada siapa tagihan harus dikirim. Apabila tagihan jatuh ke seseorang yang bukan kontak Anda sehari-hari, hubungi dia dan perkenalkan diri Anda sendiri sebelum mengirim tagihan lewat surat. Apabila Anda mengirim tagihan ke pemegang buku klien atau departemen akuntansi, buatlah salinan ke klien Anda dan segeralah menelepon dia.

Tindak lanjut

Akan lebih mudah bagi pemegang buku untuk mengabaikan invoice apabila tidak ada tindak lanjut berupa panggilan telepon untuk memeriksa statusnya. Pemeriksaan cepat dapat mengkonfirmasi bahwa invoice Anda telah diterima dan sedang diproses. Apabila pembayaran tidak segera tiba pada tanggal jatuh tempo, periksalah ke pemegang buku sekali lagi untuk menentukan kapan invoice akan dibayarkan, diikuti dengan tindak lanjut mingguan hingga Anda menerima uang.