Membuat Deskripsi Pekerjaan yang Efektif

Membuat deskripsi pekerjaan yang jelas sebelum Anda memulai proses perekrutan akan membantu Anda memiliki calon terbaik dari sekelompok pelamar. Deskripsi ini biasanya terdiri atas dua bagian - ikhtisar tanggung jawab pekerjaan dan daftar tugas penting yang akan dikerjakan. Ada gunanya Anda meluangkan waktu dan daya upaya untuk berpikir tentang deskripsi pekerjaan selengkap-lengkapnya. Deskripsi yang membingungkan, kabur, atau tidak benar dapat membuat Anda kesulitan mencocokkan calon dan pekerjaan, karena Anda tidak yakin tentang apa yang dikehendaki oleh pekerjaan.

Suatu deskripsi pekerjaan yang akurat juga penting untuk membuat konsep iklan, lowongan pekerjaan, atau rekrutmen lain. Deskripsi yang baik akan menyebutkan bakat apa saja yang dicari, dan iklan akan terfokus pada atribut-atribut tersebut untuk menarik calon yang paling memenuhi syarat.

Gunakan tips di bawah ini saat membuat konsep deskripsi pekerjaan.

Hindari generalisasi

Anda harus menjelaskan serinci mungkin ketika mendeskripsikan tugas dan tanggung jawab yang akan Anda minta dari karyawan. Berpikirlah apa saja keuntungan yang akan diberikan oleh karyawan itu ke organisasi atau pelanggan Anda. Misalnya, jangan mendeskripsikan staf administrasi toko video sebagai seseorang yang "menyewakan video ke pelanggan". Apabila Anda menggunakan kata-kata "akan membantu pelanggan dalam memilih film dengan berbagi pengetahuan tentang film-film baru atau film-film klasik", maka Anda membutuhkan seseorang yang senang film dan dapat berbagi kesenangan dengan pelanggan Anda.

Prioritaskan

Sekali Anda membuat daftar tugas dan tanggungjawab, urutkan sesuai skala kepentingannya. Mulailah dari ketrampilan yang paling mutlak bagi pekerjaan. Dengan cara ini Anda akan tahu apa saja yang diperlukan demi keberhasilan pelaksanaan tugas, mana saja yang hanya sekedar diinginkan, dan mana saja yang relevan. Merekrut pekerja sering merupakan proses saling tukar, sehingga dengan menetapkan prioritas Anda akan terbantu dalam menentukan siapa saja yang harus ada di dalam perusahaan dan siapa saja yang bisa meninggalkan perusahaan.

Gunakan kriteria yang terukur

Jelaskan secara eksplisit jenis performa yang Anda cari dari seseorang, dan apabila mungkin carilah cara untuk mengukur kriteria itu dengan angka atau tanggal. Atau, Anda bisa melihat bahwa Anda telah merekrut seseorang yang dapat menjalankan tugas yang diperlukan, namun tidak terlalu produktif. Misalnya, apakah seorang manajer akuntansi akan bekerja dengan satu, empat, atau sepuluh rekening dalam satu waktu? Apakah pemegang buku diharapkan memperbarui catatan piutang dagang setiap hari, setiap minggu, ataukah setiap bulan?

Mencari pertolongan

Luangkan waktu bersama orang lain di dalam organisasi yang akan menangani atau berinteraksi dengan karyawan baru untuk melihat bagaimana pendapat mereka tentang tugas utama yang harus diemban karyawan baru itu. Mereka yang berada di garis depan dengan seseorang seringkali tahu lebih banyak tentang ketrampilan sehari-hari yang diperlukan untuk menjalankan tugas dengan baik. Anda akan menjumpai bahwa input semacam ini sangat berguna.